smart team retrospective

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Benvenuto/a! Se stai leggendo questa pagina, significa che fai parte del team del nostro prossimo Smart Team Retrospective. Qui troverai i dettagli sul workshop: leggili con attenzione e prepararti al meglio per la tua sessione online.

Prima di tutto, cos’è Smart Team Retrospective?

Smart Team Retrospective è il primo workshop per migliorare la strategia di collaborazione online del tuo team. In meno di 4 ore, vi aiuteremo a mettere a fuoco le sfide più importanti sull’aspetto dello Smart Working che, tra i quattro scelti dal vostro manager, vorrete approfondire. Per farlo, svolgeremo una retrospettiva interattiva completamente da remoto.

Con una retrospettiva guardiamo al passato, per migliorare il futuro.

La retrospettiva è un momento che il team dedica a trovare opportunità e azioni per migliorare il proprio modo di lavorare. Insieme, si guarda a come si è collaborato nell’ultimo periodo, esaminando opzioni di cambiamento o novità proposte da ogni individuo.

È molto importante partecipare con spirito positivo: l’obiettivo non è trovare colpevoli o dare sfogo a lamentele. Vogliamo invece che ciascuno contribuisca in modo attivo, prima a individuare le occasioni di miglioramento nascoste dietro errori e mancanze, e poi a perseguire un cambiamento tangibile guidato dall’intento di migliorare i processi di lavoro del team.

Gli obiettivi che dovrai tenere a mente.

Anche se nella scelta del tema da approfondire esamineremo diversi modelli di lavoro Agile e suggerimenti per migliorare la collaborazione online, il workshop non va inteso come una formazione sullo Smart Working.

Durante la sessione, ricorda sempre che i nostri obiettivi sono quelli di ottimizzare la comunicazione all’interno del team, sperimentare un metodo ordinato ed efficace per la gestione dei meeting da remoto e trasformare i problemi in sfide da superare.

Come si svolgerà il workshop?

Dato che saremo un remote team, avremo bisogno di adottare i giusti strumenti e comportamenti online. Ecco quali.

Google Meet: la nostra meeting room virtuale.

Come ogni remote team, sarà importante trovarci in una stanza digitale: per questo il nostro workshop avrà inizio su Google Meet. Ci darà modo di presentarci, dare un volto alle nostre voci e condurvi nelle varie attività che svolgeremo.

Miro: il tavolo di lavoro dove potersi esprimere.

Per tutta la durata del workshop useremo Miro, una piattaforma digitale su cui raccogliere tutti i contributi, le idee e le risorse del team. In questi giorni sarete invitati ad una board dedicata al workshop, ma se entro il check tecnico che affronteremo nei giorni prima della sessione non avrai ancora ricevuto l’invito, segnalalo immediatamente al tuo manager.

Per prendere dimestichezza con lo strumento, puoi dare un’occhiata a questi due video (non ti occorreranno più di 5 minuti):

Tutto quello che puoi fare per rendere questa esperienza migliore.

Durante le 4 ore del workshop, è importante dedicare completamente la propria attenzione. Noi ti aiuteremo a mantenere la concentrazione grazie alle giuste pause ed elementi interattivi, ma tu accertati di aver posticipato gli appuntamenti e di aver disattivato le notifiche sui vari device, impostando il “non disturbare”.

Inoltre, per aumentare le prestazioni del tuo computer durante la retrospettiva, ti chiediamo di chiudere le varie finestre e applicazioni non necessarie e utilizzare delle cuffie con microfono e filo, evitando quelle bluetooth.

Miro e Meet funzionano con un semplice browser web, tuttavia nel tempo abbiamo rilevato che Google Chrome è il browser migliore per queste applicazioni oppure, ancora meglio, puoi scaricare direttamente l’app MIRO

Un check tecnico personale per aiutarti nei primi passi.

Imparare ad usare un nuovo strumento richiede sempre un po’ di tempo. Per questo motivo, abbiamo pensato di verificare in un breve incontro online le nozioni di base che ti consentiranno di connetterti e usare gli strumenti.

Lo faremo singolarmente per ognuno dei partecipanti coinvolti nella retrospettiva. Questo ci permette di assicurare una partecipazione più fluida possibile e anticipare eventuali problemi di natura tecnica, come le performance, la velocità di connessione e la qualità della conversazione audio-video.

Riceverai un invito a questo controllo tecnico nei giorni che precedono la retrospettiva.

Le cose da fare prima del workshop.

Per prepararti a Smart Team Retrospective, assicurati di aver svolto queste attività:

☑️ Leggere questo documento;
▢  Compilare il questionario iniziale;
▢  Confermare la presenza al workshop rispondendo all’invito di Google Calendar;
▢  Creare un account su Miro usando l’email aziendale;
▢  Controllare di essere stati invitati alla Miro board;
▢  Guardare i tutorial su come utilizzare le funzionalità base di Miro;
▢  Partecipare al check tecnico da 15 minuti;
▢  Accertarsi di avere webcam, microfono e cuffie con filo funzionanti;
▢  Avere a portata di mano dei fogli A4 e una penna.

Qualche domanda che potresti ancora avere…

Qui troverai raccolte alcune delle domande più frequenti riguardanti Smart Team Retrospective. Se dovessi avere ancora qualche dubbio prima di cominciare il workshop, contatta pure il tuo manager in merito.

Come posso preparare al meglio la mia postazione di lavoro?

Ricorda di chiudere sul tuo computer tutte le applicazioni e le finestre non utilizzate durante il workshop, di disattivare le notifiche sui tuoi dispositivi e di chiedere agli altri inquilini del luogo da cui partecipi di non disturbarti. È anche una buona idea tenere acqua e snack sempre a portata di mano.

Posso assentarmi durante il workshop?

No, a meno che tu non abbia una vera e propria emergenza. Per telefonate importanti potrai sfruttare le pause del workshop, che si terranno ogni 30/60 minuti.

Cosa faccio se Miro non funziona?

Puoi provare, in quest’ordine, a riavviare l’applicazione (è importante che tu stia utilizzando la versione desktop), ad accedere dal tuo dispositivo di riserva (come un tablet o smartphone) e, infine, a chiedere ai facilitatori la condivisione dello schermo su Google Meet.

Cosa faccio se la mia connessione internet salta?

Utilizza il tuo smartphone per collegarti a Google Meet attraverso la rete telefonica. Ricorda che se più della metà dei partecipanti ha problemi tecnici confermati dal fornitore di connettività, il workshop verrà interrotto.

Cosa faccio se non riesco a sentire bene la voce degli altri?

Puoi provare, in quest’ordine, a staccare le cuffie e capire se il problema è legato a queste, chiedere a chi non sta parlando di spegnere il proprio microfono e, infine, a segnalare il problema ai facilitatori.

Il prossimo passo prima del workshop.

Bene, adesso che conosci gli aspetti più importanti di Smart Team Retrospective, per noi è importante sapere cosa pensi attualmente della collaborazione online del tuo team.

Per farlo, ti chiediamo di rispondere in maniera oggettiva a un breve questionario. Non preoccuparti, le informazioni che inserirai sono anonime: insieme a quelle dei tuoi colleghi, ci servono per scattare una fotografia di come funziona la vostra collaborazione oggi.

Grazie per la tua collaborazione!