Smart Working è ormai una parola sulla bocca di tutti, ma non con lo stesso sapore: un’escursione tra i perché di chi lo ama e chi invece vorrebbe solo tornare alla “normalità”.

Riusciamo oggi a dare una definizione e un posizionamento allo Smart Working?

Negli ultimi mesi l’emergenza COVID-19 ha forzato la digital transformation nelle aziende italiane. Mai come in questo periodo lo Smart Working è entrato nel vocabolario comune, e questa rapidità nella sua diffusione ha aumentato la confusione sulla sua definizione. Vale la pena quindi provare a riconoscere a questa parola un suo significato.

Un significato però dipende sempre dalla propria percezione che, oltre a cambiare da persona a persona, cambia nel tempo. Cercando online, in questo momento, alla parola Smart Working vengono attribuite differenti definizioni. Questo accade perché ognuno cerca di definire i concetti attraverso la propria prospettiva: teorica, legislativa, pratica, metodologica, orientata alla prestazione, orientata al futuro, ecc.

A ulteriore prova, possiamo rileggere un’intervista sul tema dello Smart Working di circa 4 anni fa e vedere come cambia la percezione su questo tema dopo l’esperienza che le disposizioni dovute all’emergenza COVID-19 hanno fatto vivere a molti.

Insomma, il punto di questo articolo è anche la sua premessa: prima di giudicare lo Smart Working dobbiamo capire di che cosa si parla, chi ne parla e quando se ne parla. In questo modo possiamo allineare le nostre aspettative e costruirci un giudizio più maturo rispetto a una delle opportunità emerse da questa crisi.

Questo argomento è utile a tutti quei manager che si ritrovano a gestire team di persone distribuite nelle proprie case: da una parte quelli che chiederanno un cambio di paradigma nella collaborazione e dall’altra quelli che, non vedono l’ora che tutto torni “come prima”.

Differenze tra Smart working, Remote working e Agile working.

Una definizione semplificata di Smart Working è: una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro senza precisi vincoli di orario o di luogo, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività professionale.

Doveroso, quindi, iniziare subito a marcare le differenze tra questi concetti. Remote Working non è Smart Working che, a sua volta, non significa necessariamente Agile Working.

Remote Working indica solamente la modalità di lavoro al di fuori del perimetro che consideriamo normalmente “sede di lavoro”. Nel tempo, ha vissuto un saliscendi di percezioni contrastanti.

Agile Working fa invece riferimento alla metodologia Agile, nata negli ambienti dello sviluppo software in contrapposizione alla metodologia Waterfall. L’Agile Working si propone di reagire meglio ai cambiamenti nelle richieste, aumentare il coinvolgimento del committente, focalizzarsi sul valore e accorciare il ciclo di consegna del valore. Cosa che, raccontata così, sembra anche un modo più intelligente di lavorare.

La situazione in Italia sullo Smart Working

Forse, alla luce di queste elementari considerazioni iniziali, possiamo pensare che qualcuno, preso dalla moda del momento o strattonato dalla fretta, abbia confuso i termini e pensi di lavorare in Smart Working quando in realtà ha semplicemente scoperto la connessione ad Internet. Nessuna provocazione: sarebbero solo i consueti 20 anni di differenza che separano l’Italia dal Nord Europa/America, osservabili anche in tanti altri ambiti.

Grafico Percentuale di smart worker rispetto ai lavoratori impiegati.

% di lavoratori che lavorano da casa. Fonte: Eurostat, 2019.

Inizia la disillusione dello Smart Working.

Nei survey distribuiti alle aziende durante la pre-emergenza COVID-19 dai vari osservatori digitali, venditori di soluzioni software, ecc., lo scenario presentato era questo:

“La tua azienda è pronta alla digital transformation? Quanto, da 1 a 10?”
Ma certo, almeno 9. ” – pensava il manager – “Abbiamo proprio iniziato un programma, da 6 mesi..”

Poi è arrivata l’emergenza COVID-19 e si è passati, volendo fare un paragone, da chiedere – “Stiamo facendo i backup?” – alla richiesta: – “Dobbiamo recuperare il backup di una settimana fa”.

Una prova, quella del COVID-19, che dai numeri in gioco si direbbe abbia trovato tutti abbastanza impreparati, senza troppe differenze di genere, cultura o titoli accademici. Anche chi diceva che si stava accuratamente preparando.

Quindi non sorprende che siano tante le aziende travolte da questo cambiamento che si sono dovute adeguare frettolosamente a una nuova dimensione del lavoro. Ma tutte le volte che si prende una scorciatoia i rischi aumentano, e questa non fa eccezione.

L’entusiasmo per lo Smart Working si è presto spento, e ci sono già quelli che rimpiangono la loro scrivania in ufficio. Quello che in un primo momento veniva addirittura spacciato come l’El Dorado delle modalità di lavoro, oggi inizia a prendere la forma di un incubo.

Il prof Robert Kelly viene interrotto dai figli durante un'intervista da remoto in diretta televisiva sulla sulla BBC

Il Prof. Robert Kelly è diventato famoso per aver mostrato le insidie dello Smart Working,
grazie all’interruzione dei suoi figli durante un’intervista da remoto in diretta televisiva sulla BBC.

Dato che parliamo di Smart Working come pratica abilitata dalla tecnologia e di un contesto nel quale la tecnologia influisce sui comportamenti umani, non possiamo non citare il modello Hype Cycle di Gartner, che aiuta a rappresentare graficamente l’adozione, la disillusione e la maturità di specifiche tecnologie rispetto alle loro aspettative.

Nel modello vengono mappate le diverse fasi dell’adozione tecnologica e il relativo “hype”:

  • 1 – Technology Trigger (Innesco della tecnologia)
  • 2 – Peak of Inflated Expectations (Picco delle aspettative esagerate)
  • 3 – Trough of Disillusionment (Fossa della disillusione)
  • 4 – Slope of Enlightenment (Salita dell’illuminazione)
  • 5 – Plateau of Productivity (Altopiano della produttività)

Trovo bizzarro come Gartner abbia fatto suo un altro modello che grossomodo ricorda questo andamento: l’effetto Dunning-Kruger.

“L’effetto Dunning-Kruger è una distorsione cognitiva a causa della quale individui poco esperti in un campo tendono a sopravvalutare le proprie abilità autovalutandosi, a torto, esperti in quel campo, mentre, per contro, persone davvero competenti tendono a sminuire o sottovalutare la propria reale competenza. Come corollario di questa teoria, spesso gli incompetenti si dimostrano estremamente supponenti.”

Un confronto tra il Gartner Hype Cycle e l’effetto Dunning-Kruger

Gartner Hype Cycle

Gartner Hype Cycle

Curva dell'effetto Dunning-Krug

Effetto Dunning-Kruger

Al di là dell’ispirazione di Gartner, l’ipotesi è che il comportamento derivante da un cambiamento spinto dalla tecnologia si possa prevedere anziché subire.

Sappiamo già che, con buona probabilità, questi manager che galoppano come giovani bufali lungo una prateria che sembra infinita, si ritroveranno davanti un burrone.

Il burrone della disillusione.

Qualche tuo dipendente o collega (o forse proprio tu che stai leggendo) potrebbe essere una delle persone appena entrate in uno scenario depressivo, al pari di un incubo, fatto di distrazioni continue, orari sfumati, spazi angusti, pochi contatti umani e pure infelici.

Non che prima fosse necessariamente meglio, ma ormai ci si era abituati. Una piantina sulla scrivania, la routine della pausa caffè, gli infiniti modi per sembrare produttivi: cuffie e testa china alla scrivania e quando possibile… meeting!

Di certo pochi, se non nessuno, sarebbero mai venuti a misurare la tua produttività. La risposta pronta sarebbe stata: – “Sono tutto il giorno in ufficio! Arrivo prima degli altri ed esco per ultimo! Cosa vuoi da me?!”

Adesso, in certe organizzazioni, è un piccolo disastro. Il fatto che in molti siano costretti a lavorare da casa affatica la vista ai poveri manager, che sembrano ormai svolgere il ruolo di quei sorveglianti di telecamere a circuito chiuso, e affatica anche i poveri collaboratori, che sono costretti a inventarsi nuove scuse (non funziona internet, non funziona la webcam, ero solo un attimo in bagno, ecc.).

Questo scenario può sembrare ridicolo, ma è quello che sta accadendo in quelle aziende che hanno semplicemente portato “a casa” le stesse modalità di lavoro che avevano in ufficio.

Scena film minority report, controllo dello schermo

Uno dei tanti manager che ha pesantemente investito sulla fiducia, mentre esegue un semplice controllo di routine sui suoi collaboratori.

I problemi più comuni nello Smart Working.

È ancora presto per poter definire un elenco di sfide che lo Smart Working ha presentato alle organizzazioni, ma possiamo comunque divertirci con le lamentele. Proviamo a fare un elenco.

Confondere lo Smart Working con Remote Working è sicuramente una delle più classiche distorsioni. Si è finito per adottare a casa gli stessi meccanismi utilizzati in ufficio, anche quelli più tossici e fallimentari come il micro-management, perseverato grazie a finissimi strumenti di controllo digitale (a volte pure illegali) in grado di distruggere la motivazione anche ai collaboratori più entusiasti.

Competenze lacunose sulla virtual collaboration. Negli ultimi dieci anni, nonostante il ritardo di altri dieci, la mancanza di volontà nel perseguire un modello di e-leadership ha portato le organizzazioni italiane ad adottare ciecamente tecnologie americane (accettando interessanti contratti di privacy), alla proliferazione di tool e mini-tool, al trasportare in conference call modelli di collaborazione basati sul “parla più forte e disturba”, a ignorare principi di asincronicità e a mitigare le mutue influenze nel team che rappresentano la direzione progettuale di certi strumenti, ecc.

Nessuna definizione di una policy specifica per lo Smart Working. Pensiamo al diritto alla disconnessione, alla sicurezza di una postazione di lavoro, alla produttività degli strumenti e alla garanzia della banda. Immaginiamo leggi che impediscono al datore di lavoro di monitorare lo schermo del dipendente. In assenza di queste, figuriamoci quindi se sia mai stata definita una Netiquette che non sia un pastrocchio di regole contraddittorie e inapplicabili, dimenticate poi in qualche cartella “Buonipropositi/team-building/regole-netiquette-approvate.2_def.pdf”.

Multi-ruoli tra Project Manager, Account, Team Leader, HR Specialist. Pochi si impegnano sul dare una dimensione seria a questi ruoli in azienda. Chi è quella persona, della quale tutti si fidano, che può aiutare il tuo team a cambiare modello di collaborazione? Un po’ come in qualsiasi squadra competitiva, serve un allenatore forte, con spiccate doti di leadership, che aiuti a crescere e coinvolgere i giocatori in un gioco più intelligente. Magari arrivando pure a divertirsi.

Smart Working: divertirsi con i problemi più comuni.

Domande e risposte intelligenti sullo Smart Working.

Farsi le domande giuste è sicuramente il primo passo per capire dove sono i problemi. Ma trovare poi risposte intelligenti è quello che serve per poter dire di fare davvero “Smart” Working.

Possiamo aiutarti con un breve assessment a inquadrare meglio la tua situazione, individuando quali sono le aree su cui lavorare per rendere più intelligente il modo di collaborare del tuo team.

Un breve Assessment sulla maturità di adozione dello Smart Working.

  • Allineamento del team – Il team, come invoca, gestisce e facilita le riunioni di allineamento?
  • Strumenti per collaborare – Il team, come sceglie, introduce e usa gli strumenti di collaborazione?
  • Comunicazione online – Il team, come comunica e regola le sue comunicazioni online?
  • Processo di stima – Il team, come si accorda sull’impegno richiesto della attività da svolgere?
  • Team Netiquette – Il team, come accorda, definisce e rispetta le regole di collaborazione?
  • Home-office – Il team, come promuove fiducia, positività e concentrazione quando non condivide lo stesso spazio?
  • Prendere decisioni – Il team, come sa introdurre, condividere e finalizzare le decisioni importanti?
  • Collaborare nell’incertezza – Il team, come reagisce ai cambiamenti sulla pianificazione?
  • Creare coinvolgimento – Il team, come interviene e migliora sulla partecipazione?
  • Miglioramento continuo – Il team, come fa tesoro della sua esperienza per migliorare?
  • Percezione del valore – Il team, come individua il ritorno di investimento dell’impegno?

Guardare al passato
per migliorare il futuro.

Inizia un programma di miglioramento continuo,
ispirando con nuovi trend una solida retrospettiva.

Alcune tra le best practices e i trend della collaborazione digitale.

Probabilmente al tuo team è già capitato di collaborare online, ma cosa succede quando questa modalità diventa la norma? Per mantenere alta la produttività occorre fare un passo avanti e aggiornare la cultura aziendale, gli strumenti e i comportamenti ai trend più moderni. Eccone alcuni.

The stand-upper

Come trasformare interminabili riunioni di allineamento progetti in actionable meetings? Imparando a pianificare i confronti, esplicitare i lavori in corso e segnalare i vincoli.

Organizzare un meeting è sempre un impegno, eppure molti di questi vengono condotti senza le basi per essere produttivi. Se provassimo ad affrontarli come eventi programmati e impostati su una precisa routine, riusciremmo a ottenere di più, perdendo meno tempo.

Tool minimalism

La capacità di scegliere gli strumenti giusti è fondamentale, ma contenere il loro numero è altrettanto importante. Troppi tool potrebbero rallentare il team, affaticando la collaborazione.

È importante fare delle scelte: pochi strumenti ma buoni. Ma quali sono quelli indispensabili, capaci di mantenere una visione d’insieme, i collaboratori allineati e il budget sotto controllo? Per trovarli, bisogna adottare una policy di selezione che parta dai reali bisogni del team.

Notificationless

Quanto tempo fa perdere un solo secondo di distrazione? Entriamo nel mondo della gestione della comunicazione online: da un uso reattivo degli strumenti a un uso intenzionale.

Riceviamo dalle 50 alle 200 notifiche al giorno, che influiscono sui nostri meccanismi biologici, tanto da essere classificate come vere e proprie dipendenze. Tra le sfide della collaborazione, quella della tutela all’attenzione entra a pieno titolo tra le più importanti.

Digital Ladies & Gentlemen

Nella virtual collaboration, spesso diamo per scontato che tutti conoscano le “regole del gioco”. Ma alla base di qualsiasi dialogo, tanto più di una collaborazione, condividere un insieme di regole comuni aiuta a stringere relazioni più forti.

Tuttavia, se creare una Netiquette è un compito relativamente semplice, istituire un modello ispirazionale, focalizzare i valori in gioco e trasformare delle regole in comportamenti reali richiede una forte leadership.
Questo è il processo che trasforma i valori in comportamenti.

Trend che definiscono la tua strategia di collaborazione.

Questi sono solo alcuni dei tanti modi con i quali si cerca di promuovere nuovi modelli di lavoro. Scopri con quali trend puoi ispirare la discussione nel tuo team attraverso un nuovo modello di retrospettiva online.

Tiriamo le somme sulla percezione dello Smart Working.

È vero che in tutte le crisi nascono opportunità, queste richiedono però una precisa strategia per essere perseguite. Dopotutto, anche nella collaborazione, un obiettivo, senza un piano, rimane solo un desiderio.

Lo Smart Working sarà probabilmente già stato additato anche nella tua organizzazione e ci saranno state lamentele, più o meno motivate, da parte di chi aveva un’aspettativa differente. Prendersene cura significa disinnescare una bomba ad orologeria, il cui scoppio rappresenta una frattura nella popolazione organizzativa: da una parte chi è a favore (con le sue ragioni) e dall’altra chi non ne vuole più sentire (con altrettante ragioni).

Delineare una strategia di collaborazione con il tuo team diventa quindi un passo fondamentale per allineare subito le aspettative. Molti degli aspetti umani che tutti lamentano mancare nel lavoro a distanza erano, per la maggior parte, semplicemente consuetudini. Certo, la lontananza amplifica certe mancanze, ma è anche vero che in questa partita ci sono altri elementi positivi in gioco, che permettono di delineare un futuro diverso. Non necessariamente migliore: quello spetta, comunque, ancora a te.

Matteo Sorba

Author Matteo Sorba

Mi occupo di branding digitale. Il mio lavoro è quello di coordinare le aziende che attraverso marketing, comunicazione e pubblicità, desiderano differenziarsi nel mercato online.

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