Maurizio Delmonte

Come gestire progetti web in modo agile, con un team a distanza?

Le questioni aperte in merito allo smart working sono tante: la produttività, la fiducia, gli strumenti e il coinvolgimento del lavoratore. Per questo motivo ho voluto fare qualche domanda a Maurizio Delmonte, project manager di Abstract technology agency, che lavora con un team a distanza da più di 8 anni. Mizio, per gli amici, è un ingegnere elettronico con molta esperienza alle spalle sulla gestione progetti web di fascia enterprise come intranet e sistemi di redazione distribuita.

Ho voluto aprire questo dialogo con lui perché è riuscito a conciliare la passione per il suo lavoro con la modalità agile, sempre molto concreta e incentrata sul benessere lavorativo. Lo coinvolgo per parlare in una dimensione più umana di cosa ci sia di vero, e cosa no, nella vita di una persona che oggi vuole lavorare in un modo diverso.

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WEB, ECMS, ERP,
IT, UX, E-Commerce

Maurizio, sento parlare di smart working, lavoro agile, telelavoro: qual è lo scenario attuale?

Buona parte delle modalità di lavoro adottate oggi fondano le loro radici nel modello produttivo industriale, che non prevede molti dei concetti e possibilità che caratterizzano invece lo smart working. Il dipendente è quindi fisicamente legato alla postazione e viene valutato in base alla presenza oraria, non al valore prodotto.

Questo perché, quando negli anni si è passati dal lavoro manuale a quello d’ufficio, non si è riusciti ad adattare il modello organizzativo di conseguenza. Lo smart working ha il potenziale per diventare una valida alternativa, ma servirà ancora tempo perché la gente lo riconosca come tale.

Le aziende oggi cercano nuovi modi per coinvolgere il dipendente nel processo di creazione del valore. La posizione di smart worker può essere una nuova strada per questo obiettivo?

Sì, nell’immediato. Ma nel medio-lungo periodo si comincia a percepirla come una condizione normale e potrebbe non rappresentare più un incentivo. Lo smart working è un accessorio: se verrà apprezzato o meno dipende dalla natura del dipendente.

Secondo la tua esperienza, le qualità e i difetti di una persona emergeranno a prescindere che questa lavori a distanza o meno?

Assolutamente sì. Se una persona è valida, lo dimostrerà sia da remoto che in ufficio. Alla fine sono sempre i risultati a parlare. Infatti, se uno arriva ai risultati prima del previsto e decide di usare il resto del suo tempo a casa per fare altro, per me non c’è nessun problema.

Parlando della tua personale situazione, che impatto ha avuto affrontare il lavoro a distanza nella vita di tutti i giorni?

Prima di tutto, ha eliminato i grandi spostamenti, consentendo di fare un uso personale del  tempo del tragitto risparmiato. Inoltre, evita le distrazioni che troverei in un open space e mi permette di personalizzare la postazione lavorativa secondo le mie esigenze, cosa che in ufficio è limitata.

Dal punto di vista professionale, il cambiamento più grande è stato l’acquisizione di una mentalità più elastica e la facilità a cambiare il contesto lavorativo, generando con maggiore frequenza  nuovi gruppi di lavoro.

E rimanendo in tema di contatti con altre persone, come si può creare e mantenere un bilanciamento positivo tra autonomia e fiducia in un team delocalizzato?

Ovviamente, per una persona che è tendenzialmente svogliata, l’autogestione può favorire la ricerca di scuse. Per questo bisogna trasformare la propria predisposizione al lavoro, cominciando a parlare in termini di risultati e non di semplice presenza fisica. Ecco perché trovo che sia avvantaggiato chi ha già fatto esperienza come freelancer.

“Bisogna trasformare la propria

predisposizione al lavoro, cominciando a parlare
in termini di risultati e non di semplice
presenza fisica.”

Possiamo quindi dire che adottare lo smart working in un’azienda richiede, oltre a nuovi strumenti, un vero e proprio cambio di mentalità. Da dove può partire un imprenditore che vuole innescare un processo del genere?

Dovrebbe cominciare a sperimentare la nuova condizione in prima persona: se non riesce ad adattarsi lui, sarà molto più difficile che lo facciano i suoi dipendenti. Successivamente, potrebbe iniziare a chiedere a qualche figura chiave di lavorare uno o due giorni da casa, in modo da capire se i processi sono gestibili anche da remoto.
Da lì può cominciare a diffondere la nuova metodologia, cercando di capire se i dipendenti la percepiscono come un’opportunità o una scappatoia. Buone pratiche per ottenere il massimo dal lavoro a distanza potrebbero essere fare riunioni di inizio e fine giornata, aggiornarsi con una frequenza piuttosto alta e concordare un orario comune, in cui l’intero team deve essere disponibile. Per approfondire l’argomento, consiglio la lettura dei libri Remote e Rework.

Mentre cosa consiglieresti al dipendente che vuole provare a lavorare in questa maniera differente? Come si diventa smart worker?

Non c’è un percorso comune, molto dipende dal tipo di lavoro che fai. Ci sono però alcuni semplici consigli che possono essere considerati validi per quasi tutte le situazioni. Il più importante di tutti è darsi un orario di lavoro. Lavorare da casa non significa svegliarsi quando si vuole o lavorare fino a tarda notte. Anche cercare di vestirsi in maniera appropriata può aiutare a entrare nella giusta mentalità.

In breve, bisogna cercare di separare la parte di giornata lavorativa da quella libera. Per questo andrebbe utilizzata una postazione della casa diversa dall’area “relax”, evitando quindi divani e simili. Ovviamente vanno anche evitate le distrazioni come la televisione accesa, la radio di sottofondo, visite e telefonate superflue da amici e parenti.

Infine, bisognerebbe cercare di non fare sessioni di lavoro troppo lunghe, facendo piccole pause ogni ora per aiutare a mantenere attivo il cervello. In questo potrebbe venire in aiuto la tecnica del pomodoro.

Abbiamo parlato di processi, ma bisogna ammettere che questo scenario deve molto anche agli strumenti. Da cosa deve essere composto uno starter kit che permetta di affrontare la collaborazione a distanza?

Una buona connessione a internet è imprescindibile. Quanto alle applicazioni disponibili per affrontare videoconferenze e chat di gruppo, la scelta è davvero vasta. Skype, Google Hangouts, WebEx… in realtà non c’è uno strumento vincente. Direi che il vero criterio di scelta è quello che permette di accordare il team fin da subito su quale mezzo utilizzare.

Passando ai documenti, questi devono dare la possibilità di lavorare in maniera collaborativa, come ad esempio i Google Docs, in modo da non passarsi continuamente per mail svariate versioni dello stesso file. Potrebbe aiutare anche un servizio che faciliti la gestione di un progetto, suddividendo le task tra i membri del team e dando una visione d’insieme sull’avanzamento dei lavori, come Asana o Trello.

L’importanza della digital transformation nella cultura della tua azienda.

Grazie a Maurizio per averci ricordato quale debba essere il mindset di dipendenti e manager per poter innescare un processo di digital transformation. Probabilmente anche nella tua azienda è già iniziato questo processo. Come lo stai gestendo?

Qual è il tuo percorso per lo sviluppo di competenze digitali?

Matteo Sorba

Author Matteo Sorba

Mi occupo di branding digitale. Il mio lavoro è quello di coordinare le aziende che attraverso marketing, comunicazione e pubblicità, desiderano differenziarsi nel mercato online.

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